Vous trouverez ici toutes les informations administratives essentielles pour préparer sereinement le séjour de votre enfant : inscription, organisation du voyage, règlement intérieur, assurances, aides aux vacances…
L'objectif est de vous informer des démarches mais aussi de connaître les engagements de chacun afin de garantir un départ en colo en toute tranquillité.
Vous trouverez ici toutes les informations administratives essentielles pour préparer sereinement le séjour de votre enfant : inscription, organisation du voyage, règlement intérieur, assurances, aides aux vacances…
L'objectif est de vous informer des démarches mais aussi de connaître les engagements de chacun afin de garantir un départ en colo en toute tranquillité.
Infos pratiques
Simplifions les démarches ! L'inscription de votre enfant à un séjour se fait entièrement en ligne. Voici les étapes avant de boucler les valises :
VOS ÉTAPES...
Choisir un séjour
Cliquer sur le bouton « s'inscrire »
Compléter le bulletin d'inscription
Téléverser les documents obligatoires
Payer le séjour ou l'acompte
NOS ÉTAPES...
Confirmation d'inscription
Vous recevrez par e-mail une confirmation d’inscription, ainsi qu’un lien vous permettant de téléverser les éventuels documents manquants et de régler le solde restant dû, au plus tard 30 jours avant le début du séjour.
Carnet de voyage
Si vous avez réservé un convoyage, un « carnet de voyage » vous sera adressé au plus tard 8 jours avant le début du séjour. Il contiendra toutes les informations pratiques : lieu et heure de rendez-vous, nom et numéro de téléphone de l’accompagnateur, ainsi que tout autre détail utile au déplacement.
Carnet de séjour
Un « carnet de séjour » regroupant un rappel des informations utiles, la présentation du projet ainsi qu’un petit mot du directeur et de son équipe d’animation vous sera adressé au plus tard 8 jours avant le début du séjour.
VOUS & NOUS...
Il ne reste plus qu’à compter les jours… et commencer à remplir les valises !
Tous les documents sont dématérialisés : certains sont à compléter en ligne, d’autres à téléverser sur notre site lors de l’inscription ou grâce au lien que vous recevrez par e-mail.
Documents à compléter en ligne
Documents à téléverser
Pour tous les séjours
En + suivant les situations
En + pour les road trips ados
En + pour certains séjours
Le Pass-nautique est obligatoire pour certaines activités nautiques (canoë, voile, surf, etc.). Ce test peut être réalisé en piscine par un professionnel habilité. L’Attestation scolaire du savoir nager (ASSN) délivrée au collège est acceptée comme justificatif.
Le transport du domicile de votre enfant jusqu’au lieu du séjour n’est pas compris dans le prix du séjour. Vous pouvez effectuer ce trajet par vos propres moyens ou réserver un convoyage. Ces convoyages sont encadrés par des accompagnateurs de l’association.
Séjours Équestre & Colos à thèmes
Les séjours équestres et les colonies à thèmes sont proposés sur notre centre de vacances de Lupiac, lequel dispose de deux camps installés sur une même propriété.
Le camp « Ferme Equestre de Lupiac »
1694 Rte de Peyrusse-Grande
32290 Lupiac
Le camp de « Lahaille »
578 chemin de Lahaille
32290 Lupiac
Séjours Roard Trips Ados
Le grand départ vers l’aventure se fait depuis la gare Matabiau de Toulouse. Le point de rendez-vous est généralement devant le McDo 🍔, mais le Carnet de voyage précisera l’heure et l’endroit exact. ⚠️ Attention : ne réservez pas de convoyage au départ de Toulouse pour un séjour Road Trips Ados !
Tarifs aller/retour des convoyages
Voyage par vos soins : 0 €.
Convoyage Auch :
50,00 €
Convoyage Marseille :
360,00 €
Convoyage Paris :
250,00 €
Convoyage Toulouse :
80,00 €
Carnet de voyage
Un « carnet de voyage » vous sera adressé au plus tard 8 jours avant le début du séjour. Il contiendra toutes les informations pratiques : lieu et heure de rendez-vous, nom et numéro de téléphone de l’accompagnateur, ainsi que tout autre détail utile au déplacement. Aucun remboursement n’est possible, même si le trajet n’est finalement pas utilisé.
Paiement à l'inscription
Au moment de l’inscription, vous pouvez régler soit l’intégralité du montant du séjour, soit un acompte de 30 %. Le solde restant doit être réglé au plus tard un mois avant le début du séjour.
Paiement du solde
Le règlement s’effectue directement sur notre site internet, accessible juste après la validation de l’inscription de votre enfant. Si vous choisissez de ne régler dans un premier temps que l’acompte, vous pourrez ensuite payer le solde, au plus tard un mois avant le début du séjour, grâce au lien transmis dans l’e-mail de confirmation.
Partenaire paiement en ligne
Le paiement en ligne est assuré par la plateforme sécurisée « CAWL » du Crédit Agricole. Aucune donnée bancaire n’est enregistrée sur le site Equit’pop.
Autres modes de paiement
Pour tout autre mode de paiement (chèque, virement, prise en charge...), merci de nous contacter.
Bons vacances
L’association accepte également les bons de vacances, chèques vacances et autres aides, dans la limite de leur validité et conformément aux agréments accordés.
Assurance Association
Chaque participant est couvert par une assurance responsabilité civile souscrite par l’association (APAC Assurances), pour les dommages corporels et matériels résultant d’une faute de l’association.
Assurance Participant
En cas d’accident n’engageant pas la responsabilité de l’association, il appartient au participant de disposer d’une assurance individuelle accident, incluant une assistance pour la pratique des sports et loisirs.
Annulation d'un séjour
En cas de force majeure, l’association se réserve le droit d’annuler un séjour. Dans ce cas, le participant pourra uniquement prétendre au remboursement des sommes qu’il aura versées.
Modification d'un séjour
L’association se réserve le droit d’apporter aux programmes ou activités toutes les modifications nécessaires, que ce soit en raison des conditions météorologiques ou de circonstances indépendantes de notre volonté.
En cas de désistement de la part d’un participant, les frais suivants seront retenus :
Jusqu’à 30 jours avant le début du séjour → 50 € de frais de dossier.
Moins de 30 jours avant le début du séjour → 30 % du prix total.
À compter du début du séjour ou en cours → 100 % du prix total.
Comportement et discipline
Tout comportement indiscipliné entraînera des sanctions, le but est que chacun puisse vivre un séjour serein dans le respect des règles. Après échange avec les représentants légaux, la sanction peut aller jusqu’au renvoi du participant.
Inadaptation au séjour
Si un participant ne parvient pas à s’adapter aux activités proposées ou à la vie du séjour, l’association se réserve le droit de le réorienter vers une formule plus adaptée ou, en l’absence de solution, de procéder à son renvoi.
Frais liés au renvoi
Les coûts engendrés par un renvoi, quel qu’en soit le motif, sont à la charge des représentants légaux. Ils comprennent également les frais de déplacement aller/retour de l’accompagnateur. Aucun remboursement du séjour ne sera accordé.
Cigarettes & Alcool
Il est interdit de fumer, de vapoter ou de consommer de l’alcool. Cette interdiction s’applique à tous et vise à garantir un environnement sain, sécurisé et respectueux pour l’ensemble des participants. Toute infraction pourra entraîner des sanctions conformément au règlement intérieur et aux dispositions légales en vigueur.
Actes graves et illégaux
Le vol, la consommation ou la détention de stupéfiants, la violence physique, la captation, la diffusion ou le partage de vidéos ou photos à caractère équivoque, ainsi que, de manière générale, toute pratique pénalement répréhensible, ne seront pas tolérés.
Objets de valeur
Pour éviter toute mauvaise surprise, nous vous conseillons de ne pas apporter d’objets de valeur (bijoux, téléphones haut de gamme, tablettes ou autres). Malgré toute notre vigilance, nous ne pouvons garantir leur sécurité et ne pourrons être tenus responsables en cas de perte, de détérioration ou de vol.
Intégration de chacun
La vie collective repose sur la bienveillance, l’écoute et l’ouverture à tous. Chacun doit veiller à inclure les autres, à partager les moments communs et à favoriser un climat où chacun se sent accepté et respecté. Les relations doivent rester dans un esprit de franche amitié, de respect et d’ouverture à tous. La recherche d’exclusivité n’est pas souhaitée, car elle peut nuire à la vie de groupe et à l’intégration de chacun.
Réglement intérieur
Vous pouvez consulter l'intégralité du réglement intérieur en cliquant ici....
Protection des données personnelles
En procédant à une inscription ou à une demande de devis, vous acceptez que nos services recueillent certaines données vous concernant. Seules les informations strictement nécessaires à nos activités sont enregistrées et utilisées dans le cadre des besoins de l’association.
Aucune transmission à des tiers n’est effectuée. Vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de vos données, que vous pouvez exercer en nous contactant par e-mail.
Droit à l’image
En donnant votre consentement lors de l’inscription, dans les conditions décrites des l'espace « CGU & Politique de confidentialité », vous accordez expressément et gracieusement à l’association Équit’Pop le droit d’utiliser, sur tout support, les images et vidéos du participant pouvant être capturées au cours du séjour.
CGU & Politique de confidentialité
Vous pouvez consulter l'intégralité des conditions générales d'utilisation du site equitpop.fr et la politique de confidentialité en cliquant ici....
Projet Éducatif
Le projet éducatif est disponible en accès libre sur notre site et est transmis à toute personne effectuant une demande d’inscription. Il présente les objectifs fixés par l’association ainsi que les moyens mis en œuvre pour les atteindre. Nous vous invitons à en prendre connaissance attentivement.
Projet Pédagogique
Pour chaque séjour, un projet pédagogique spécifique est rédigé. Un récapitulatif, présenté sous la forme d’un « carnet de séjour », vous sera transmis afin de vous informer des grandes lignes et des objectifs propres à ce séjour.
Vous pouvez consulter le projet educatif...
La participation à l’un de nos séjours implique l’acceptation pleine et entière de nos conditions générales lors de l’inscription, afin de garantir un séjour serein et agréable pour tous.
Infos pratiques