Article 1 : « Acceptation des règles »

• Toute inscription à un séjour ou une activité implique l’acceptation sans réserve de ce règlement intérieur, des Conditions Générales, et du Projet Éducatif de l’association.
• Les responsables légaux (parents/tuteurs) s’engagent à informer leur enfant des règles et à les respecter eux-mêmes.

Article 2 : « Respect des valeurs et du projet éducatif »

• Les participant·e·s s’engagent à respecter les valeurs de l’association : inclusion, écocitoyenneté, vivre-ensemble, et bienveillance.
• Chaque participant·e doit contribuer à la vie collective et respecter les règles de sécurité, d’hygiène, et de vie en groupe.

Article 3 : « Santé et médicaments »

• Fiche sanitaire obligatoire : Une fiche sanitaire complète et signée doit être remise avant le début du séjour.
• Médicaments : Les médicaments doivent être remis au·à la directeur·rice à l’arrivée, avec une ordonnance si nécessaire. Aucun·e participant·e ne peut conserver de médicaments sans autorisation.
• Certificat médical : Pour les activités sportives, un questionnaire de santé (ou certificat médical si requis par la fédération) est obligatoire.

Article 4 : « Interdictions strictes »

• Tabac, alcool, drogues : Interdits pour tou·te·s les participant·e·s, quel que soit leur âge.
• Objets dangereux : Couteaux, briquets, armes factices, etc., sont strictement interdits.
• Objets de valeur : L’association décline toute responsabilité en cas de perte ou vol (téléphones, tablettes, bijoux, etc.). Il est conseillé de ne pas les apporter.

Article 5 : « Hygiène et rythme de vie »

• Respect des horaires : Les participant·e·s doivent se conformer aux horaires de coucher, de repas, et d’activités définis par l’équipe d’encadrement.
• Hygiène corporelle : Douches quotidiennes, brossage des dents, et entretien des affaires personnelles sont obligatoires.

Article 6 : « Respect d’autrui et des animaux »

• Respect mutuel : Tout comportement violent, discriminatoire, ou irrespectueux (physique ou verbal) envers les autres participant·e·s, l’équipe, ou les animaux est interdit.
• Sanctions : En cas de manquement, des sanctions progressives seront appliquées (cf. Article 10).

Article 7 : « Utilisation des téléphones et réseaux sociaux »

• Téléphones portables : Leur usage est autorisé uniquement pendant les temps libres (ex : temps calme). Interdiction pendant les activités, repas, et nuits.
• Réseaux sociaux : Toute publication inappropriée (photos/vidéos non autorisées, propos blessants) entraînera des sanctions.

Article 8 : « Droit à l’image »

• Autorisation obligatoire : Les responsables légaux autorisent (ou non) l’association à utiliser l’image de leur enfant pour des supports de communication (site web, réseaux sociaux). Cette autorisation est révocable à tout moment.

Article 9 : « Procédure en cas de manquement »

• Avertissement verbal : Pour un premier manquement mineur.
• Avertissement écrit : Pour un manquement répété ou grave, avec information des responsables légaux.
• Exclusion temporaire : Suspension d’une ou plusieurs activités.
• Exclusion définitive : En cas de comportement dangereux, violent, ou réitéré, avec renvoi immédiat aux frais des responsables légaux.

Article 10 : « Renvoi ou Réorientation »

• L’association se réserve le droit de renvoyer ou réorienter un·e participant·e dont le comportement met en danger la sécurité ou le bon déroulement du séjour.
• Frais de renvoi : À la charge des responsables légaux (transport et éventuel accompagnement).

Article 11 : « Titre »

• Heures d’arrivée : À partir de 15h le premier jour.
• Heures de départ : À partir de 11h le dernier jour.
• Retards : Prévenir impérativement l’équipe en cas de retard (0651795614 ou 0632381108)

Article 12 : « Convoyage »

• Les convoyages sont payants et organisés depuis des points de départ définis (ex : Toulouse, Auch).
• Aucun remboursement ne sera effectué en cas d’absence à un convoyage.

Article 13 : « Assurances »

• Une assurance Responsabilité Civile couvre les participant·e·s pour les dommages causés ou subis pendant les activités.
• Il est fortement conseillé de souscrire une assurance individuelle pour les accidents non couverts.

Article 14 : « Information et communication »

• Les responsables légaux s’engagent à :
• Lire et respecter ce règlement, les Conditions Générales, et le Projet Éducatif.
• Informer leur enfant des règles et des attentes de l’association.
• Répondre aux convocations et fournir les documents demandés dans les délais.

Article 15 : « Autorisations spécifiques »

• Transport : Autorisation écrite pour les trajets en véhicule de l’association.
• Baignade : Autorisation écrite + confirmation que l’enfant sait nager sans support.
• Sorties du territoire (pour les séjours à l’étranger) : Pièce d’identité et autorisation de sortie obligatoire.

Lors de l'inscription en ligne, le responsable légal du participant...

• Déclare avoir pris connaissance de ce règlement intérieur, des Conditions Générales, et du Projet Éducatif de l’association Équitation Populaire.
• M'engage, ainsi que mon enfant, à respecter les règles énoncées
• Autorise (ou non) l’association à utiliser l’image de mon enfant pour ses supports de communication.
• M’engage à informer mon enfant des attentes et à soutenir l’équipe dans leur application.

La signature du responsable légal, lors de l'inscription en ligne, est électronique dans le respect des lois en vigueur.

Réglement intérieur participants

Article 1 : « Collecte et traitement des données »

• Principe : Toute collecte ou traitement de données personnelles (noms, adresses, photos, données de santé) doit respecter le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
• Finalité : Les données sont collectées uniquement pour les besoins de l’association (gestion des adhérents, organisation des activités, sécurité).
• Consentement : Un consentement écrit (formulaire ou email) est requis pour toute utilisation de données sensibles (ex : photos, données de santé).
• Durée de conservation :
• Données administratives : 5 ans après la fin de l’adhésion.
• Photos/vidéos : 3 ans maximum (sauf accord spécifique).
• Données de santé : 1 an (questionnaire médical).
• Droit d’accès : Toute personne peut demander l’accès, la modification ou la suppression de ses données (contact : bureau@equitpop.fr).
• Référents RGPD : David PEREZ (Webmaster) & Grandotto-Biettoli Noé (Directeur Général).

Article 2 : « Droit à l’image »

• Autorisation obligatoire : Pour toute diffusion de photos/vidéos (site web, réseaux sociaux, supports papier), une autorisation signée des personnes (ou de leurs représentants légaux pour les mineurs) est requise.
• Mentions obligatoires :
• Finalité de l’utilisation (ex : communication sur les activités).
• Durée de conservation.
• Coordonnées du référent RGPD de l’association.
• Exemple de formulaire :

"Je soussigné(e), [Nom], autorise l’association Équitation Populaire à utiliser mon image/ celle de mon enfant [Nom] pour [préciser l’usage], jusqu’au [date]."

Article 3 : « Utilisation des outils numériques »

• Groupes WhatsApp/Signal :
• Réservés aux échanges professionnels (organisation des activités, infos pratiques).
• Interdiction d’y partager des données personnelles non nécessaires (ex : numéros de téléphone privés, photos non autorisées).
• Modération : Un administrateur désigné veillera au respect de ces règles.
• Réseaux sociaux :
• Les publications doivent être neutres et respectueuses (pas de mention de situations personnelles sans accord).
• Tout contenu inapproprié sera supprimé immédiatement.

Article 4 : « Engagement contre les VSS »

• Définition : Toute violence (physique, verbale, psychologique) à caractère sexiste ou sexuel est interdite (harcèlement, attouchements, propos dégradants, etc.).
• Signalement :
• Toute victime ou témoin peut alerter la cellule VSS de l’association (email : bureau@equitpop.fr).
• Procédure :
1. Écoute et accompagnement par un référent formé.
2. Transmission à la direction pour enquête interne.
3. Signalement aux autorités si nécessaire (119, Signal Sport, DRAJES).
• Sanctions : Exclusion immédiate de l’association pour tout membre condamné ou reconnu coupable de VSS.
• Référent cellule VSS : Bureau, CA et Directeur Général (Grandotto-Biettoli Noé)

Article 5 : « Interdiction du bizutage »

• Définition : Toute pratique humiliante ou dangereuse imposée dans le cadre d’une intégration est interdite (loi du 17 juin 1998, renforcée en 2017).
• Exemples interdits :
• Obliger à boire de l’alcool.
• Imposer des épreuves physiques ou psychologiques.
• Tout acte portant atteinte à la dignité.
• Sanctions : Exclusion définitive + signalement aux autorités (article 225-16-1 du Code pénal).

Article 6 : « Règles de bonne conduite »

• Consentement : Toute activité impliquant un contact physique (ex : soins aux chevaux, jeux) nécessite l’accord explicite de la personne.
• Encadrement :
• Aucun adulte ne doit se retrouver seul avec un mineur dans un lieu clos (vestiaires, véhicules).
• Les communications avec les mineurs doivent passer par les parents ou un canal officiel (ex : email professionnel).
• Formation : Tous les encadrants suivent une formation annuelle sur la prévention des VSS et le RGPD.

Article 7 : « Types de sanctions »

• Non-respect du RGPD -> Avertissement → Exclusion temporaire : RGPD, Article 83
• Violation du droit à l’image -> Suppression du contenu + avertissement
• Bizutage -> Exclusion définitive + signalement
• VSS avérées -> Exclusion définitive + signalement
• Comportement discriminatoire -> Avertissement → Exclusion

Article 8 : « Procédure disciplinaire  »

1. Signalement : Par email ou formulaire interne.
2. Enquête : Menée par la direction avec audition des parties.
3. Décision : Notifiée par écrit dans un délai de 15 jours.
4. Recours : Possibilité de faire appel devant le CA sous 8 jours.

(S’appuyer sur la CCN ECLAT pour les salariés : respect des procédures de licenciement et des grilles de sanctions).

Article 9 : « Entrée en vigueur »

Ce règlement entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d’Administration et est opposable à tous les membres.

Article 10 : « Révisions »

Il sera révisé annuellement, notamment pour intégrer les évolutions légales (RGPD, CCN ECLAT, lois sur les VSS).

Fait à Lupiac, le 01/09/2025.

Le Président : Mr Payot Damien

La Secrétaire : Mme Borelva Sonia

Annexes :

• Modèle d’autorisation droit à l’image (à joindre aux dossiers d’inscription).
• Fiche de signalement VSS/bizutage (formulaire type).
• Charte des bonnes pratiques numériques (ex : usage des groupes WhatsApp).

(Les annexes sont disponibles dans la version Pdf en téléchargement).

Points clés à retenir :

• RGPD : Transparence, consentement, durée de conservation limitée.
• VSS/Bizutage : Tolérance zéro, signalement obligatoire.
• Sanctions : Progressives et proportionnelles, conformes à la CCN ECLAT et au Code pénal.

Réglement intérieur + Annexes